Phân quyền trong doanh nghiệp

quan-tri-doanh-nghiepTrong quá trình quản trị doanh nghiệp nói chung và giao kết hợp đồng nói riêng, doanh nghiệp đôi khi khó tránh khỏi phải chấp nhận những rủi ro pháp lý tiềm ẩn ở mức độ khác nhau.

quan-tri-doanh-nghiepTrong quá trình quản trị doanh nghiệp nói chung và giao kết hợp đồng nói riêng, doanh nghiệp đôi khi khó tránh khỏi phải chấp nhận những rủi ro pháp lý tiềm ẩn ở mức độ khác nhau. Tuy nhiên, có một số rủi ro nên được lường trước và kiểm soát ngay từ ban đầu thông qua việc hạn chế các “lỗ hổng” pháp lý vốn xảy ra khá phổ biến trong giao dịch thương mại và quản trị của doanh nghiệp. Một trong những yếu tố tác động nhiều nhất và được coi như một công cụ hữu hiệu nhất để kiểm soát rủi ro chính là mô hình phân quyền trong doanh nghiệp.1. Quan điểm “Phân quyền càng rộng càng tốt và yêu cầu cấp dưới tự quyết định, tự chịu trách nhiệm trước pháp luật” liệu có hoàn toàn đúng? Hiện nay, không ít doanh nghiệp có quan niệm phân quyền tối đa cho cấp dưới để giảm tải công việc quản lý và phát huy tính chủ động của các bộ phận trong doanh nghiệp. Chi nhánh của doanh nghiệp được ký tất cả các hợp đồng thương mại, Trưởng phòng chuyên môn được ký tất cả các hợp đồng và giao dịch trong lĩnh vực mình phụ trách… Ví dụ: Trưởng phòng Nhân sự được phân quyền đại diện Công ty ký kết Hợp đồng lao động, Trưởng phòng Logistics được phân quyền đại diện Công ty ký kết Hợp đồng xuất nhập khẩu… Doanh nghiệp tự xây dựng cho mình một bộ quy chế phân quyền rất chi tiết và trên thực tế phần lớn hệ thống phân quyền có thể được vận hành rất trơn tru. Tuy nhiên, liệu điều đó có thực sự loại trừ toàn bộ trách nhiệm pháp lý của người đại diện theo pháp luật của Doanh nghiệp hay không?Vấn đề phân quyền trong doanh nghiệp sẽ dẫn đến hai mối quan hệ tồn tại song song: (i) Mối quan hệ giữa Người ủy quyền và Người được ủy quyền; và (ii) Mối quan hệ giữa Người sử dụng lao động – Người lao động. – Quan hệ Người ủy quyền và Người được ủy quyền thuộc sự điều chỉnh của Bộ luật dân sự: Khoản 2 điều 586 Bộ luật Dân sự quy định bên ủy quyền vẫn phải “chịu trách nhiệm về cam kết do bên được uỷ quyền thực hiện trong phạm vi uỷ quyền”. Người được ủy quyền chỉ chịu trách nhiệm pháp lý, bồi thường thiệt hại khi họ thực hiện công việc vượt quá phạm vi được ủy quyền dẫn đến thiệt hại cho bên ủy quyền. Ngược lại, khi thực hiện đúng phạm vi ủy quyền nhưng quá trình thực hiện công việc có xảy ra sai sót dẫn đến thiệt hại thì cho dù họ có lỗi, năng lực kém hoặc vì bất kỳ nguyên nhân chủ quan nào khác, Công ty vẫn khó có thể yêu cầu họ bồi thường.- Quan hệ Người sử dụng lao động và Người lao động thuộc sự điều chỉnh của Bộ luật lao động, Người lao động thực hiện công việc được giao nếu gây thiệt hại cho Công ty nhưng làm đúng nhiệm vụ được giao từ cấp trên (căn cứ Hợp đồng lao động, Quy chế phân quyền, Giấy ủy quyền…) thì cũng không có cơ sở để yêu cầu họ bồi thường thiệt hại. Vả lại, mức bồi thường thiệt hại của Người lao động theo pháp luật lao động quy định trong nhiều trường hợp không tương xứng với thiệt hại thực tế phát sinh.Từ đó cho thấy phạm vi ủy quyền càng rộng bao nhiêu thì khả năng phát sinh rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp và cho người quản lý từ cấp thấp lên cấp cao càng lớn bấy nhiêu. Việc phân quyền rộng phải đi liền với quy trình chi tiết để điều chỉnh và hướng dẫn người được phân quyền làm theo và trở thành cơ sở đánh giá tính hợp lý hay chưa hợp lý, hợp pháp hay không hợp pháp và kết luận một nhân sự có vượt quá phạm vi được ủy quyền hay không. 2. “Tập trung quyền quyết định vào một người quản lý cấp cao” liệu có phải là giải pháp an toàn nhất? Ngược lại với xu thế phân quyền, một số doanh nghiệp hiện nay lại do một người quản lý cấp cao nhất nắm quyền quyết định; các chức danh quản lý, thậm chí cả thành viên Hội đồng quản trị hoặc thành viên Ban Giám đốc chỉ là hình thức mà không có thực quyền. Thoạt nghe điều đó chúng ta sẽ dễ lầm tưởng rằng người đại diện của doanh nghiệp có quyền chủ động tuyệt đối khi đưa ra quyết định của mình mà không bị chi phối bởi sự đồng thuận của bất kỳ nhân sự quản lý nào khác. Tuy nhiên, trong một ngày người đại diện doanh nghiệp phải ký quá nhiều văn bản, quyết định dẫn đến sự quá tải và gần như họ chỉ kịp ký để bảo đảm tiến độ mà không thể có đủ thời gian cân nhắc kỹ nội dung văn bản, quyết định của mình đang ký. Mặt khác, nếu để người đại diện có thời gian cân nhắc kỹ nội dung giao dịch thì doanh nghiệp buộc phải chấp nhận trì hoãn các quyết định. Nhiều doanh nghiệp đã có phần “sáng tạo” khi đưa ra thông lệ chữ ký nháy trước khi trình người đại diện ký chính thức. Mặc dù vậy, xét ở góc độ pháp lý thì không văn bản pháp luật nào quy định người ký nháy hay người trình ký phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật thay cho người đại diện doanh nghiệp về văn bản đã ký, có chăng đây chỉ là sự chịu trách nhiệm trước cấp trên trong nội bộ theo quy định riêng của Doanh nghiệp và phải phù hợp với pháp luật. Việc người đại diện Doanh nghiệp chỉ ký văn bản khi có chữ ký nháy của nhân sự cấp dưới mà coi nhẹ khâu xem xét kỹ nội dung rõ ràng là một sự chủ quan không nên có. 3. (Tổng) Giám đốc của Doanh nghiệp đương nhiên có thẩm quyền ký Hợp đồng? Không phải trong mọi trường hợp Giám đốc đều có thẩm quyền được đại diện cho Công ty ký Hợp đồng. Bởi lẽ người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ngoài (Tổng) Giám đốc còn có thể là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị. Hơn nữa, ngay cả khi (Tổng) Giám đốc là người đại diện theo pháp luật thì cũng không đương nhiên có quyền đại diện Công ty quyết định mọi giao dịch hoặc Hợp đồng vì giá trị tài sản giao dịch có thể vượt quá thẩm quyền của (Tổng) Giám đốc quy định tại Điều lệ hoặc Quyết định bổ nhiệm.   Đôi khi doanh nghiệp biết rõ người trực tiếp tham gia đàm phán và ký kết Hợp đồng từ phía đối tác của mình không phải là người đại diện theo pháp luật nhưng xét trên thực tế người đó có thường xuyên có thể chi phối, quyết định nội dung hợp đồng. Tâm lý chung của doanh nghiệp là thường dễ dàng chấp nhận thực trạng đó hoặc e ngại nếu như yêu cầu người đại diện theo pháp luật trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của đối tác ký thì sẽ thể hiện sự khiếm nhã, nghi ngờ năng lực đối với người đang trực tiếp đàm phán với mình. Dường như uy tín của người đứng ra giao dịch bên phía đối tác đôi khi làm doanh nghiệp quên đi một việc quan trọng là phải kiểm tra thẩm quyền ký kết cũng như tình trạng phân quyền trong nội bộ đối tác. “Chằng lẽ giám đốc mà còn không có quyền thay mặt Công ty ký hợp đồng hay sao?” – đó là một trong những câu hỏi thể hiện rõ nét sự “lầm tưởng” của doanh nghiệp mà Luật sư thường gặp trong quá trình tư vấn. Sự lầm tưởng và thiếu dứt khoát đó có thể dẫn đến nhiều hệ lụy cho doanh nghiệp trong quá trình thực hiện giao dịch, hợp đồng. 4. Chi nhánh đương nhiên có quyền ký Hợp đồng với khách hàng riêng của Chi nhánh? Không ít các doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực thương mại, mua bán hàng hóa – nơi mà vấn đề doanh số và thị trường được đặt lên hàng đầu – vẫn hiểu rằng khách hàng nằm trong kênh giao dịch của Chi nhánh thì Chi nhánh ký Hợp đồng là vấn đề không cần tranh luận. Trong các doanh nghiệp này, Chi nhánh dường như chưa có thói quen trình Hợp đồng lên Tổng Giám đốc để ký kết hoặc lập một ủy quyền thường xuyên hay từng lần ký kết Hợp đồng, mà thường tự mình giao dịch và quyết định ký Hợp đồng. Sau đó, Chi nhánh đứng ra trực tiếp thực hiện Hợp đồng (bao gồm thanh toán, giao nhận hàng và thực hiện dịch vụ…). Phần lớn các giao dịch quả thật đã được hoàn tất và không xảy ra tranh chấp; nhưng khi xảy ra tranh chấp thì vấn đề thẩm quyền ký kết mới được bóc tách và mang ra thẩm định. Nếu như người đại diện đủ thẩm quyền của đối tác cho rằng không biết hoặc không được báo cáo về giao dịch mà Chi nhánh đã ký để mong hủy Hợp đồng vô hiệu nhằm có lợi cho họ thì doanh nghiệp cũng khó có thể chứng minh được người đại diện đủ thẩm quyền của đối tác có “biết” hay không.   Ví dụ: Công ty X thuộc loại hình Công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên có trụ sở chính tại thành phố Hồ Chí Minh và một Chi nhánh tại Hà Nội. Ngày 04/10/2010, Chi nhánh Công ty X tại Hà Nội do ông Nguyễn Văn A – Giám đốc Chi nhánh làm đại diện đã ký Hợp đồng dịch vụ và gia công sản phẩm với Công ty cổ phần Y. Trên thực tế Công ty Y đã bắt đầu thực hiện dịch vụ và giao một phần hàng hóa cho Chi nhánh Công ty X tại Hà Nội và mọi giao dịch giữa hai bên đều được ông Nguyễn Văn A – Giám đốc Chi nhánh Công ty X tại Hà Nội thống nhất thực hiện. Khi Hợp đồng đang được thực hiện thì ông Nguyễn Văn A thôi việc, ông Phan Văn B được bổ nhiệm làm Giám đốc Chi nhánh Công ty X tại Hà Nội. Sau khi nhận được Đề nghị thanh toán của Công ty Y cho phần hợp đồng đã thực hiện xong, ông Phan Văn B đã báo cáo ông Trần Văn C – Tổng Giám đốc Công ty X để xin ý kiến chỉ đạo. Tổng Giám đốc Công ty X cho rằng chưa hề được biết về nội dung Hợp đồng này trước khi nhận được thông báo của Giám đốc Chi nhánh và không thừa nhận Hợp đồng cũng như phần dịch vụ, gia công hàng hóa mà Công ty Y đã thực hiện. Quan điểm của Công ty X là: Theo quy định tại điều 141 – Bộ luật Dân sự và theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Công ty X thì ông Trần Văn C là Tổng Giám đốc – Người đại diện theo pháp luật nên mọi hợp đồng, giao dịch của Công ty phải do ông Trần Văn C đứng ra ký kết. Theo Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Chi nhánh thì ông Nguyễn Văn A chỉ là Người đứng đầu của Chi nhánh Công ty X, không có thẩm quyền thay mặt Công ty ký kết hợp đồng, trừ trường hợp được sự ủy quyền hợp pháp của Tổng Giám đốc. Ngoài ra, cũng theo Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động nêu trên, Chi nhánh hoạt động theo ủy quyền của Công ty X. Do vậy nếu không có ủy quyền hợp pháp của Công ty mà Chi nhánh đứng ra ký kết Hợp đồng là trái thẩm quyền. Khoản 1 – điều 145 – Bộ luật Dân sự quy định: “Giao dịch dân sự do người không có quyền đại diện xác lập, thực hiện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với người được đại diện, trừ trường hợp người đại diện hoặc người được đại diện đồng ý”. Đối với Hợp đồng này, Công ty X và ông Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Tổng Giám đốc Công ty X đều không nắm được nội dung và chưa bao giờ đồng ý thực hiện. Do đó, Hợp đồng này không làm phát sinh nghĩa vụ thanh toán đối với Công ty X. Khoản 1 – điều 145 – Bộ luật Dân sự cũng quy định: “…Người đã giao dịch với người không có quyền đại diện phải thông báo cho người được đại diện hoặc người đại diện của người đó để trả lời trong thời hạn ấn định; nếu hết thời hạn này mà không trả lời thì giao dịch đó không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với người được đại diện, nhưng người không có quyền đại diện vẫn phải thực hiện nghĩa vụ đối với người đã giao dịch với mình, trừ trường hợp người đã giao dịch biết hoặc phải biết về việc không có quyền đại diện…”. Lẽ ra, Công ty Y phải biết về việc ông Nguyễn Văn A – Giám đốc Chi nhánh của Công ty X tại Hà Nội không có quyền đại diện cho Công ty X ký kết hợp đồng. Hơn nữa, lẽ ra sau khi ký Hợp đồng thì Công ty Y phải thông báo với Tổng Giám đốc Công ty X về việc này trước khi thực hiện một loạt giao dịch với Chi nhánh Công ty X tại Hà Nội. Thực tế cho thấy cơ hội kinh doanh và những bài toán quản trị luôn cuốn doanh nghiệp đi đến sự lựa chọn mà ở đó tiêu chí về lợi ích kinh tế và đòi hỏi nắm bắt cơ hội kịp thời sẽ được đặt cao hơn sự đòi hỏi an toàn về pháp lý. Vai trò của luật sư, đặc biệt là luật sư nội bộ đã có nhiều trải nghiệm, sẽ không dừng lại ở việc nhận diện những “lỗ hổng” pháp lý phổ biến của doanh nghiệp trong vấn đề phân quyền mà còn cần định hướng cho doanh nghiệp hiểu rõ nhằm khỏa lấp, giảm thiểu những lỗ hổng đó, vạch ra giải pháp dung hòa giữa các tiêu chí quản trị và pháp lý.